En handlingsplan när ansvarig slutar behöver få en tydlig mottagare för varje öppen åtgärd. Arbetsgivaren ska säkerställa att arbetet fortsätter och att den nya personen har rätt förutsättningar. Byt därför inte bara namn i dokumentet: kontrollera också vad som återstår och vilka beslut som behövs.
Skilj åtgärdsansvar från arbetsgivaransvar
Enligt AFS 2023:1 ska arbetsgivaren genomföra nödvändiga arbetsmiljöåtgärder. Sådant som inte genomförs omedelbart ska finnas i en skriftlig handlingsplan med tidpunkt och den som ska se till att åtgärden genomförs. Genomförda åtgärder ska kontrolleras. En personalförändring tar inte bort dessa skyldigheter.
Den person som står i planen kan ha i uppgift att beställa utrustning, samordna ett arbete eller ordna en kontroll. Det är inte samma sak som att personen ensam bär arbetsgivarens ansvar. När någon lämnar behöver arbetsgivaren ordna fortsatt hantering, även om ersättaren ännu inte är tillsatt.
Gå igenom det som faktiskt är öppet
Utgå från den aktuella handlingsplanen och jämför med vad som händer i verksamheten. En rad kan vara markerad som pågående trots att en beställning redan är gjord. En annan kan vara markerad som klar trots att resultatet inte är kontrollerat. Ta fram underlaget bakom statusen innan du lämnar vidare uppgiften.
För varje rad behöver mottagaren kunna förstå risken, den beslutade åtgärden och nuläget. Ange också om något tillfälligt skydd eller arbetssätt används i väntan på lösningen. Beskriv vem som följer det arbetssättet och hur frågor tas vidare. En gammal slutdag är inte bevis för att risken försvinner.
- Vad är genomfört och vilket underlag visar det?
- Vad återstår att beställa, besluta eller kontrollera?
- Vilka personer eller leverantörer behöver kontaktas?
- Finns en risk som behöver hanteras direkt?
- Vem tar emot uppgiften under övergången?
Ge mottagaren ett genomförbart uppdrag
Uppgiftsfördelningen i SAM kräver tillräckliga kunskaper, resurser och befogenheter. Pröva därför om den nya personen kan fatta de beslut som uppgiften kräver. Tillgång till handlingsplanen hjälper inte om personen saknar tid, budget eller möjlighet att kontakta rätt beslutsfattare.
Ett exempel: en chef ska följa upp en ändrad arbetsstation, men lämnar tjänsten innan kontrollen genomförs. Ersättaren behöver veta vilken risk förändringen ska minska, vilka som använder arbetsstationen och vem som kan bedöma resultatet. Överlämningen behöver därför omfatta både handlingarna och kontakterna med de berörda arbetstagarna.
Om resurserna är oklara kan du använda frågorna i vår artikel om en arbetsmiljöuppgift utan tillräckliga resurser. De hjälper dig att skilja ett kunskapsbehov från ett organisatoriskt hinder.
Bekräfta datum och nästa kontroll
Gå igenom kvarstående datum tillsammans med den som tar emot uppgiften. Flytta inte automatiskt en försenad åtgärd framåt bara för att en ny person tar över. Undersök först varför den är försenad och om ytterligare åtgärder behövs medan ni väntar. Dokumentera ett nytt beslut när tidplanen faktiskt behöver ändras.
Bestäm också vem som kontrollerar genomförda åtgärder och när. Kontrollen behöver visa om avsedd förbättring uppnås i arbetet. Den kan behöva göras med hjälp av användarnas erfarenheter eller särskild sakkunskap, beroende på åtgärden. Att fakturan är betald är inte alltid en tillräcklig kontroll.
Undvik en överlämning som bara består av filer
Ett kort gemensamt samtal kan synliggöra sådant som inte framgår av dokumenten: ett obesvarat besked, ett praktiskt hinder eller en kontaktperson som har bytt roll. Anteckna resultatet så att verksamheten inte blir beroende av att en viss person minns bakgrunden.
Det finns inget särskilt standardformulär för denna överlämning i AFS 2023:1. Anpassa arbetssättet till uppgifterna och riskerna. Om chefer och skyddsombud behöver en gemensam grund för roller och arbetsmiljöarbete kan du läsa om BAM och jämföra utbildningsformer. Utbildning kompletterar överlämningen; arbetsgivarens konkreta beslut behöver fortfarande fattas.
Vanlig fråga: måste hela planen skrivas om?
Inte om innehållet fortfarande är riktigt. Uppdatera de uppgifter som förändras och bevara riskbeskrivning, beslut och relevant historik. Om flera personer delar arbetet behöver det framgå vem som ser till att varje åtgärd blir genomförd. Ett gemensamt ansvar utan en tydlig mottagare kan göra övergången svår att följa upp.
Källor och avsändare
Regelkälla: Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1, gällande digital lydelse, kontrollerad 10 oktober 2026. Checklistor och exempel är redaktionella förslag. Webbplatsen drivs av AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Bild: Vitaly Gariev/Unsplash. Används enligt Unsplashs licens.